Privacy verklaring

U bent hier: Home » Privacy verklaring

P R I V A C Y V E R K L A R I N G

Persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten en derden. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon. Verwerken betekent dat wij deze gegevens vastleggen, in voorkomende gevallen actualiseren en bewaren zo lang als dat nodig is.

Wij gaan als vanzelfsprekend uitermate zorgvuldig met persoonsgegevens om. Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn, voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of voor zover dat noodzakelijk is voor andere doeleinden van ons kantoor en het ook gerechtvaardigd is om de betreffende persoonsgegevens voor dat doel te gebruiken.

De gegevens worden ook alleen maar gebruikt voor het doel waarvoor de persoonsgegevens verwerkt mogen worden en de persoonsgegevens worden dus niet voor andere zaken gebruikt. Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om ons werk te kunnen doen. Ofwel: adviseren, bemiddelen, verwijzen en procederen, maar ook alles wat hieraan is gelieerd. Ondermeer het aanvragen van gefinancierde rechtsbijstand, het versturen van declaraties en het voldoen aan (wettelijke) regels van de overheid en de beroepsgroep.

Indien wij gegevens verwerken voor andere doeleinden dan onze kerntaak of dienstverlening, vragen wij u uitdrukkelijk om uw toestemming de persoonsgegevens te mogen verwerken.

Identificeren van cliënten

Tevens zijn wij wettelijk verplicht om de identiteit van onze cliënten vast te stellen. Cliënten moeten zich dan ook identificeren door middel van een geldig identiteitsbewijs. Wij noteren de geldigheidsduur van de kaart, het kaartnummer en de geboortedatum. In bepaalde gevallen, indien de wet ons hiertoe verplicht noteren wij ook het BSN of maken wij een kopie van identiteitsbewijs dat we vervolgens opslaan in ons dossier. In bepaalde gevallen eist bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme of de Wet op de Rechtsbijstand dit van ons.

Welke persoonsgegevens

In het bijzonder in het personen- en familierecht en erfrecht gaat bij uitstek over personen. Het is niet mogelijk om gelimiteerd aan te geven welke soorten gegevens wij verwerken. Maar in elk geval behoren hiertoe de contact- en adresgegevens, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, burgerlijke staat en/of gezinssamenstelling, BSN, financiële situatie, gezondheidstoestand, etc.

Er zijn twee categorieën gegevens: gewone en bijzondere persoonsgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens zijn extra privacygevoelig. Bijzondere gegevens zijn onder meer het burgerservicenummer (BSN), gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, gezondheid of strafrechtelijk verleden.

Wij verwerken zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens.

De gegevens hebben betrekking op onze cliënten, maar ook op andere personen die betrokken zijn bij ons werk, denk aan een wederpartij, diens advocaat, deskundigen, getuigen, een deurwaarder en alle andere mogelijke derde-partijen.

Verwerking

Wij mogen gewone persoonsgegevens verwerken, omdat dit noodzakelijk is om ons werk goed te kunnen uitvoeren. Ofwel de verwerking is nodig voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Dat belang is breder dan alleen een goede dienstverlening aan onze cliënten. Het gaat ook om het algemene belang van een goede rechtsbedeling en goed georganiseerde rechtshulp.

Daarnaast is het zo dat onze cliënten ons opdracht geven om bepaalde werkzaamheden voor hen te verrichten. In dat geval is de verwerking van de gegevens ook nodig is het kader van de uitvoering van die opdracht.

Wij mogen bijzondere persoonsgegevens verwerken als dat nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verwerken van deze bijzondere gegevens is daarnaast toegestaan wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Onze cliënten geven die toestemming doordat ze ons opdracht geven om in een bepaalde kwestie voor hen op te treden en door ons in het kader van die opdracht de betreffende gegevens te verstrekken. Deze toestemming staat voor de duidelijkheid vermeld in de opdrachtovereenkomst die wij met cliënten sluiten.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derde-partijen of instanties als dat nodig is in het kader van ons werk en past binnen de grenzen van het beroepsgeheim.

Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan derden (zowel verwerkers, als niet zijnde verwerkers) indien de wet ons hiertoe verplicht of indien dit noodzakelijk is in het kader van de dienstverlening. Hierbij kan worden gedacht aan toezenden van (digitale) documenten/stukken (waarin persoonsgegevens zouden kunnen staan) aan de volgende partijen: rechterlijke instanties of daarmee gelijk te stellen instanties (zoals de belastingdienst, arbiters, geschillencommissies en/of UWV), wederpartijen, deurwaarders, medisch adviseurs, financieel adviseurs of andere bij zaak betrokken derden zoals mediators. Verder verstrekken wij in geen geval persoonsgegevens aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon. Dit wordt ons tevens belet door ons beroepsgeheim.

Inschakelen van derden

Wij maken bij ons werk gebruik van de diensten van derden, denk aan IT-leveranciers voor de administratie, het beheren van digitale dossier, het maken van alimentatieberekeningen, etc.

Deze derde partijen krijgen dan de beschikking over door ons aangeleverde persoonsgegevens. Als deze derde partijen de gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken sluiten wij met hen zogenaamde verwerkersovereenkomsten om een zorgvuldige verwerking van de gegevens met een goede beveiliging zoveel mogelijk te garanderen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen in het kader van onze praktijkvoering en voor geen enkel ander doel, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk en specifiek toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwsbrief.

Professioneel beheer en beveiliging

Alle persoonsgegevens bewaren wij in (digitale) dossiers. Teneinde een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden maken wij voor het beheer van onze digitale dossiers gebruik van professionele en terzake gespecialiseerde dienstverleners. Wij hebben alle noodzakelijke veiligheidsmaatregelen getroffen ter bescherming van uw gegevens, maar wij kunnen u nooit garanderen dat onbevoegden kennis nemen van uw persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de uitvoering van onze diensten. Na afronding van de zaak wordt het dossier gesloten en gearchiveerd. Dossiers (en de daarmee de persoonsgegevens in die dossiers) worden bewaard overeenkomstig de (fiscale) bewaarplicht voor administratie. Als uitgangspunt geldt dus dat een dossier minimaal 7 jaar na de sluiting ervan wordt bewaard. Voorts worden de wettelijke verval- en verjaringstermijnen gevolgd. Dit laatste kan ertoe leiden dat stukken als gevolg daarvan noodzakelijkerwijs langer moeten worden bewaard. Veelal worden fysieke dossiers na 10 jaar vernietigd.

Rechten

U heeft het recht om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens te verzoeken of een beperking van de verwerking van een bepaald persoonsgegeven of het wissen daarvan te verzoeken. Ook heeft u het recht om – op verzoek – persoonsgegevens in een gangbaar digitaal formaat aangeleverd te krijgen. Hierbij geldt wel de beperking dat wij kunnen besluiten om geen gehoor te geven aan deze verzoeken indien wij als gevolg daarvan in strijd zouden handelen met onze (wettelijke) plicht op grond van de Advocatenwet en aanverwante wet- en regelgeving en/of in strijd zouden handelen met ons primaire plicht tot behartiging van de belangen van onze cliënten.

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens en er kan een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende instantie

Aanpassen privacyverklaring

Geeraths Rupert Advocaten heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op elk moment en zonder voorafgaande aankondiging te wijzigen. Aanpassingen worden altijd op de website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze pagina.

Vragen / contact

Heeft u vragen of opmerkingen over het gehanteerde privacy beleid, neem dan contact met ons op.